记录是生产过程中产生的书面文件，完整、真实的记录不仅可以证明企业所生产的产品是否符合预定的质量要求，而且还有其他一些优点。例如，良好的记录可以使操作人员知道自己已经干了些什么，下一步将要干什么;记录的数据可以反映生产过程的情况，查找并追溯设备的问题，帮助有关部门改进工作、提高效率;质量管理部门要依靠记录做出合格或不合格的决定等等。
只有真实的记录才是有意义的，相反，不真实的记录不仅无益，可能还是有害的。所以记录的填写应遵守一定的规则：
① 实时填写实际数值，不得提前填写数据;
② 如果忘记按时填写的话，就让忘记填写的地方保持空白，不要根据回忆重造观测值;
③ 如果填写错了，在错误的数字上面划一横，填上正确值，并签名、注以日期;
④ 如果操作失误，不是掩盖而是实事求是地填写。
将已填写的数值涂掉、涂改或事后填写都会使记录的真实性、权威性受到影响。如果出现操作失误，一是如实填写，二是向工段长报告。工段长和部门负责人有责任调查并解释生产记录上的错误与偏差。
真实、完整的记录是十分重要与必要的。首先质量管理部门对原料、包装材料和成品合格或不合格的判断就是根据记录而做出的。即使仅从这一角度出发，食品企业就有必要建立完善的记录系统。
批记录记载了批食品生产的全过程对食品生产管理规范的遵循情况，这使得对有缺陷产品的调查与追溯成为可能。这种对批的历史性回顾，可以了解某一特定批产品所使用的原料、包装材料、中间体、散装和最终成品的使用与处理情况。
显然，当收到对某一批产品的用户意见时，查阅批的全部记录是调查导致用户意见原因最为重要的方面之一。一般地说，通过查阅从原料投入至包装结束的全过程，总可以找到一些有助于处理用户意见的信息。
生产管理和质量管理记录还可用于对产品的回顾性评价。这种评价以批的实际记录为依据，以数理统计为手段，可以发现可能存在的潜在质量问题以及批生产指令中某些不切合实际的地方。这种评价至少每年进行一次，以决定是否有必要修改技术标准或管理标准。
与产品的回顾性评价类似，必须定期依据分析检验等记录来对所有原料、包装材料的质量情况予以评价，以便决定是否继续使用该原料或包装材料，是否有必要增加或减少检验项目等。
最好由质量管理部门制定一份书面规程并附有审查时间表，以使得这类回顾性评价扩展至全年。
此外，批记录和其他记录还提供了生产管理和质量管理的若干信息。例如，设备运行情况、人员工作情况、事故发生及处理情况等等。定期的回顾与审查，有助于查找并追溯设备的问题，帮助有关人员改进工作，发现生产过程的趋势等等。
当然，记录的审查是食品卫生与质量监督部门进行食品生产管理规范验收最主要的内容之一。